Planificar es fácil. Lo difícil es hacer todo lo que planeamos.
¿A vos te pasa? Estimo que nos pasa a todas…
Por mis manos (y por mis ojos) han pasado miles de artículos sobre planificación, unos cuantos libros de productividad y otros tantos de administración del tiempo. Y la verdad es que de todos aprendí mucho y es cierto que mis planes son mucho más efectivos ahora que antes.
Sin embargo, con el correr de la experiencia y algunos dolores de cabeza, comprendí que con planificar bien no es suficiente.
Saber planificar es una parte fundamental en la búsqueda de la productividad y de la felicidad, pero no es todo. La otra parte es trackear el plan.
LA CLAVE
Hay que tener en cuenta, al planificar, que tenemos que
incluir un tiempo para revisar el plan, hacer un seguimiento y ajustar cosas.
El objetivo fundamental de incluir la “Fase de Revisión” en nuestra planificación es evitarnos la angustia que provoca la frustración de planear una y otra vez y sentir ese dejà vú de estar nuevamente planeando lo que ya planeamos pero no cumplimos.
¿A quién no le pasó…? Eso de encontrar entre los papeles del escritorio, una lista hermosa, repleta de cosas por hacer. Mirar la fecha y pensar… “uh! mirá cuánto tiempo hace que yo quería hacer estas cosas y todavía las tengo pendientes!!”
Como a mí también me pasó, hoy quiero contarte mis trucos infalibles:
- Mi plan, siempre a mano y en un solo lugar. Yo encontré una forma para no tener 20 listitas de cosas por hacer, para no anotar acá y allá, en la agenda, en mi cuaderno ¡y en la parte de atrás del ticket del supermercado! Yo tengo un cuaderno solamente para eso (amo a mi cuaderno porque me resulta muy útil y además porque es hermoso -es que me lo regalaron los chicos de #Rudamacho ♥)
- Mi cuaderno va conmigo a todas partes. Y todo lo anoto ahí. Tengo un sector donde escribo cosas al tun-tun, ideas sueltas, cosas rapiditas. Y tengo otro sector que es el plan de la semana. Por eso, cada viernes, tengo un tiempo de revisión: tildo lo que ya hice y armo la nueva página para la semana próxima. Nunca armo reuniones de trabajo ni otros compromisos los días viernes por la tarde, porque es mi tiempo de revisión, ajustes y re-plan.
- Cuido mi “Fase de Revisión”. En ese tiempo de revisión también chequeo mi disponibilidad en la agenda, para verificar cuándo voy a hacer qué. De esta forma, mi plan tiene un tiempo asignado en mi calendario. Además, ese acto de ponerle un tiempo físico, me ayuda a no planificar imposibles. Porque no podría planear hacer más cosas de las que caben en mi horario disponible. Esto permite anticiparme y comunicar si veo que me voy a retrasar.
- Todo por escrito, para mayor tranquilidad. Tuve unas cuantas complicaciones cuando el celular empezó a tomar protagonismo en las comunicaciones nuestras de cada día: resulta que las llamadas llegaban a cualquier hora, en cualquier momento y me encontraban en cualquier situación. La persona que llamaba, por ejemplo un cliente, me comentaba lo que necesitaba y me daba datos importantes y yo solía pensar que me iba a acordar de todo ¡qué ingenua!
Así fue que impuse una regla básica e inquebrantable: mi respuesta hoy es “comprendí todo, lo que te pido es que me mandes un mail con los detalles, las fechas (y todo lo relevante que mencionó)”. Así, cuando hago el barrido diario de mi bandeja de entrada, me acuerdo de la conversación telefónica y puedo incluir los “to do” a mi lista.
Es notable cómo, semana a semana, aparecen nuevos objetivos, cambian las prioridades, varían los recursos, y son varios los factores -internos y externos- que impactan en mi plan. Por eso resulta fundamental ser consciente de la importancia de trackear mi plan, analizar esas variaciones, ajustar tiempos, fechas, comunicar los cambios que afecten a otros, anticiparme…
Uff! hay mucho para charlar sobre esto de organizarse y auto-gestionarse, pero voy a dejar acá porque si no, más que un artículo debería escribir un libro!
Espero que mis artilugios te puedan servir… ¿a vos también te pasa? ¿tenés algún otro truco para compartir?
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