Cómo tener una relación exitosa con tus clientes

En esta oportunidad quiero compartir con vos, estimada colega asistente virtual, un muy buen artículo que leí recientemente en inglés sobre construir buenas relaciones con nuestros clientes de asistencia virtual.

Realmente, el artículo me resultó valiosísimo y creo que no sólo resultará útil para quienes ya tenemos clientes sino también para las nuevas asistentes virtuales que están comenzando a desarrollar su negocio.

Tener bien claro de qué manera logramos esas buenas relaciones con nuestros clientes es clave para desarrollar nuestros emprendimientos de manera sólida.

Los consejos incluidos en el artículo te inspirarán para inclusive revisar tu metodología de trabajo y agregar, tal vez, algunas buenas prácticas.

Asistente Virtual:
Cómo Asegurar una Exitosa Relación con tus Clientes

Autor: Sydni Craig-Hart

Tener una buena relación con tus clientes es fundamental si quieres tener un negocio de asistencia virtual exitoso. Todo comienza estableciendo bases sólidas. Necesitarás tener definidas tus mejores prácticas para que cuando un cliente te indique “Sí, quiero trabajar contigo”, podrás tener todo listo para comenzar bien.

Dedicar tiempo a establecer estas bases te permitirá construir una base sólida que te ayudará para que tu negocio se destaque. No sólo podrá un nuevo cliente continuar utilizando tus servicios de asistencia virtual sino que también te referirá a otros.

Los siguientes consejos te ayudarán a desarrollar una sólida relación con tus clientes desde el día 1:

Pon todo por escrito. Es importante tener un contrato por escrito. De esta manera ambos están de acuerdo en los detalles del servicio o la alianza. Asegúrate de ofrecer a tu cliente una copia de tus políticas y procedimientos, detallando de que manera operas tu negocio. Esto debiera incluir tus horas de operación, estructura de tarifas, frecuencia de facturación y política de cancelación del servicio.
Será deseable que resumas los ítems que tú y tu nuevo cliente han conversado y que incluyas este resumen junto con el contrato que envías para que el cliente firme. Esto le demostrará a tu cliente que has comprendido cabalmente sus expectativas, incluyendo las fechas de realización de determinadas tareas específicas o lo que involucra el proyecto. Esto ayudará a que las cosas fluyan sin problemas desde el comienzo y evitará inconvenientes más adelante.
Una vez que el cliente ha tomado la decisión de trabajar contigo, envíale tu contrato y otros documentos a la mayor brevedad posible. Incluye entre los documentos una planilla de perfil del cliente para que pueda compartir contigo detalles de su negocio. Tener esta información a mano te permitirá ofrecer un mejor servicio a tus clientes y de una manera más eficiente. No comiences a trabajar en ningún proyecto hasta tener el acuerdo firmado y hayas recibido el pago correspondiente.
Desde el inicio es importante establecer una buena comunicación con tus clientes. Diles directamente cuál es tu plan de comunicación. Sé clara sobre tu disponibilidad, con qué frecuencia hablarán, tus tiempos de respuesta a sus e-mails y cuál es tu forma de comunicación preferida. Tener una buena comunicación es vital para cualquier relación exitosa por lo que querrás ser proactiva y mantenerte en comunicación frecuente con tus clientes. Presta atención a lo que se dice (y a lo que no se dice) y haz las preguntas necesarias para clarificar cualquier punto que lo requiera. Querrás tener todos los detalles necesarios en tus notas para volver a ellas cuando comiences con la tarea o el proyecto solicitado.
Más aún, asegúrate de que comprendes exactamente para qué fecha debe estar terminado el trabajo. Algo que debes hacer SIEMPRE es tener el trabajo listo en tiempo y evitar las excusas. Si bien los aplazos aplazar inesperados pueden suceder, haz que completar los trabajos en término sea una de tus buenas prácticas. Entregar los trabajos en tiempo y brindar un excelente servicio al cliente es crítico a la hora de construir una buena relación con tu nuevo cliente. Si te encuentras en una situación en la que detectas que no llegarás en término a entregar el trabajo, avisa a tu cliente inmediatamente. Sé honesta sobre la situación y presenta soluciones que resuelvan el problema del cliente. NO esperes hasta que el plazo se haya cumplido para decirle a tu cliente que no has podido realizar completar el trabajo o proyecto. Ser directo sobre este tema incrementará la confianza y el respecto del cliente.
Da a tus clientes más de lo que solicitan teniendo por política prometer menos y entregar más. Si ellos necesitan algo para tal o cual fecha y hora, siempre intenta tener la tarea completa antes de ese plazo. Si puedes tomar algún tiempo extra para presentarlo mejor de lo que esperaban, pues fabuloso. No prometas más de lo que puedes cumplir estableciendo fechas límites por tu cuenta.
Asegúrate de realizar copias de resguardo de tu trabajo. Tus clientes dependen de ti para proteger su trabajo por lo que asegúrate de que esté protegido. Realiza backup en lugares externos (como por ej. Mozy) como así también en algún disco rígido externo que puedas tener en tu oficina. Además, ten el hábito de dar una lectura de corrección a todo tu trabajo. Quieres ofrecer servicios de gran calidad todo el tiempo.

Conseguir un nuevo cliente para tu negocio es el comienzo de una aventura interesante. Al seguir los pasos arriba indicados, construirás una base sólida para tener relaciones exitosas y rentables con tus clientes.

Bueno, espero te hayan resultado útiles los consejos de Cindy. Te invito ahora a compartir tus ideas, experiencias y reflexiones sobre cómo tener relaciones exitosas con nuestros clientes.

Hasta la próxima,