Herramientas para Asistentes Virtuales: Paymo, software para control de horas

La semana pasada te presenté una colega Asistente Virtual que está muy entusiasmada con nuestra profesión, Mary Tomasso.

Tal como te comenté, hablé con ella vía skype y me impactó mucho su profesionalismo y su proactividad. De hecho, no sólo me contactó para sumarse a motiVAcional y presentarse sino que también estuvo interesada en colaborar con motiVAcional enviándo una nota para publicar en este blog de secretarias y asistentes virtuales.

En este exhaustivo artículo, Mary nos cuenta qué herramienta utiliza para llevar el control de las horas trabajadas y su experiencia con este sistema de time-tracking online.

Por supuesto, hay varias herramientas disponibles y las menciona en su artículo. Sin embargo, presenta muy bien su experiencia con esta herramienta que ella utiliza y comparte generosamente sus conocimientos.

¡Muchas gracias, Mary! 😉

Herramientas de colaboración entre Asistente Virtual y Cliente: el time tracking

Una de las primeras preocupaciones de un cliente a la hora de contratar una asistente virtual que cobre por horas, o por paquetes de horas, es saber cómo se va a calcular la cantidad de horas trabajadas.

A pesar de que se instaure una relación de mutua confianza entre la asistente virtual y el cliente, la transparencia es siempre una excelente elección, además, en cuanto VA, es importante que informemos a nuestros clientes acerca de las posibilidades que las nuevas tecnologías ofrecen.

Hay muchas aplicaciones, algunos son programas que se instalan directamente en el pc y generalmente son pagos, aunque ofrecen versión de prueba gratuita (Quicktime, Traxtime, etc.), otros son online, y en este caso también hay pagos o gratuitos (Myhours, Freshtime, etc.).

Aquí les hablaré de la aplicación que uso, con mucha satisfacción: Paymo. Por supuesto se trata de una preferencia subjetiva y cada VA encuentra la aplicación con la que se siente más a gusto.

Cabe mencionar que aplicaciones como Paymo, permiten gestionar integralmente un proyecto, desde el comienzo hasta la facturación del trabajo. Las VAs pueden usarlas para la gestión individual de un trabajo, o la gestión en equipo, en el caso en que haya una VA que actué como Project Manager, y otra a la que haya sido asignado el trabajo, con lo cual es una excelente herramienta tanto para VAs que trabajen solas, como para empresas de Asistencia Virtual. En este último caso, el cliente recibe un report diario del trabajo realizado.

La opción que voy a considerar aquí es la de compartir un proyecto con un cliente, para que él mismo tenga libre acceso al trabajo realizado en cualquier momento.

¿Cómo hacemos esto?

Lo primero que hay que hacer es crearse una cuenta, es gratuito, aunque esta opción tiene limitaciones. Por ejemplo, permite el uso compartido de un máximo de dos usuarios y la emisión de una máximo de dos facturas por mes.

Una vez creada la cuenta, se añade el otro usuario (en este caso el cliente), creándole la cuenta para que pueda acceder a todas las opciones disponibles. Para eso, hay que darle acceso como administrador.

Lo que sigue es crear un Proyecto. El proyecto tendrá un nombre, un cliente, una cantidad de horas presupuestadas, un valor por horas (estas últimas 3 opciones sirven también para que estén todos los datos necesarios para poder facturar directamente al finalizarse el trabajo). El proyecto se asignará a un usuario (en este caso la VA), compartiéndolo con el otro (el cliente).

Por cada proyecto se pueden añadir Listas de Tareas, lo que permite calcular cuanto tiempo estamos dedicando a cada tarea al interno de un proyecto global.

Hay un widget, que básicamente es como un cronometro que podemos activar manualmente al empezar una tarea, y parar cuando hayamos terminado. Este reloj permite asignar el tiempo a una determinada tarea adentro de un proyecto. Cuando se para el reloj, el tiempo que hemos empleado en una determinada tarea queda automáticamente registrado.

Hay que destacar que, permitiendo al cliente el libre acceso a esta herramienta como administrador, él también podrá crear nuevos proyectos. Hace poco estoy trabajando con un cliente con esta modalidad, y he recibido un interesante comentario de su parte. Él mismo ha creado otro proyecto, que corresponde a sus actividades profesionales diarias, y está usando esta herramienta para calcular cuánto tiempo está empleando en cada tarea. Lo que él ha notado, es que así puede darse cuenta más fácilmente de lo que puede o debe delegar.

Me parece un punto fundamental: muchos no nos damos cuenta del tiempo que empleamos por ejemplo, en la lectura diaria de nuestros e-mails, o para responder a los mismos, o del tiempo que tardamos en escribir un post para nuestro blog.

A menudo se subestiman esos tiempos, pero es fundamental, para un cliente que quiera delegar, darse cuenta del tiempo que está utilizando por cada tarea: esto le facilitará la comprensión de lo que puede delegar.

Creo que es obligación de una VA presentar y ofrecer al cliente todas las opciones posibles para que su trabajo en primer lugar pueda ser facilitado, y obviamente para que la colaboración entre él y su asistente virtual pueda ser cuanto más proficua posible, y sin duda una herramienta de gestión compartida de un proyecto es un must!

Mary Tomasso

SOBRE EL AUTOR
Mary Tomasso es Directora de Virtual & Co. Como traductora y Asistente Virtual brinda servicios integrales a profesionales y empresas que necesiten delegar parte de sus actividades. Sus clientes logran desarrollar sus negocios contando con la tranquilidad de delegar en profesionales de máxima confianza. Para más información, visite: www.virtualandco.com.ar.