Esta serie comenzó con el artículo “Asistentes Virtuales: liderando el proceso de delegación”.
Tal como te comenté, para facilitar la delegación, las asistentes virtuales necesitamos poder, proactivamente liderar a nuestros clientes.
Lideramos a nuestros clientes cuando logramos:
- establecer objetivos inteligentes
- comprender y guiar el proceso de transferencia o asignación de tareas
- organizar y establecer los procedimientos adecuados
Desarrollé anteriormente el punto 1. cómo establecer objetivos inteligentes y el punto 2. comprender y guiar el proceso.
Hoy te presento ideas relacionadas con la organización y la definición de procedimientos.
Organizar y Establecer Procedimientos
Algo que tengo que agradecer a mi extensa vida corporativa es la habilidad para organizarme y establecer procedimientos.
Poder organizarse y ser productivo es clave para cualquier emprendedor online. Las asistentes virtuales o los negocios de asistencia virtual no son una excepción a esta regla.
Más aún, la definición y documentación de procedimientos nos permitirá también brindar un mejor servicio a nuestros clientes y ayudarlos a incrementar su nivel de productividad.
En general, nuestros potenciales clientes están abrumados con la cantidad de actividades y tareas que están llevando adelante. Las asistentes virtuales debemos organizar esas actividades y proponer proactivamente una determinada sistematización, definiendo los procedimientos generales de las tareas involucradas en los servicios que nos contratan.
Como colaboradoras y miembros del equipo de nuestros clientes, estas habilidades nos distinguirán y facilitarán el proceso de delegación.
Cómo organizarnos
Siendo emprendedoras independientes -tal como lo son nuestros clientes-, será clave que nuestro propio negocio cuenten con una organización básica y operativa bien definida.
Cuando nuestro negocio de asistencia virtual cuenta con cierta organización estaremos en mejores condiciones de proponer una buena organización para nuestros clientes.
De allí la importancia de organizar eficazmente la operación de nuestro negocio. Será una experiencia concreta y posiblemente una buena base para luego comprender más cabalmente la situación de nuestros clientes.
Cómo definir políticas y crear procedimientos
Si tienes experiencia en el ámbito corporativo no hay mucho que pueda agregarte en cuando a la definición de políticas y procedimientos administrativos. Todas las empresas los tienen y sabrás a qué me refiero.
Sin embargo, tal vez te resulta algo desconocido y por eso pienses que es complejo. Nada más alejado de la realidad.
Comencemos con sus definiciones:
- Las políticas son los principios, reglas y lineamientos establecidas o adoptadas por una organización para alcanzar sus objetivos e influyen y determinan las grandes decisiones y acciones.
- Los procedimientos son los métodos específicos utilizados para expresar las políticas en la operación del día a día de la empresa o emprendimiento.
¿Cómo creo políticas y procedimientos?
En un próximo artículo compartiré más en concreto políticas y procedimientos de mi negocio de asistencia virtual. Será interesante intercambiar opiniones, experiencias y mejores prácticas sobre cómo operar un negocio de asistencia virtual exitoso.
En lo que respecta a los clientes, las políticas (si el cliente aún no las tiene) requerirán algo simple de nuestra parte: ¡preguntar!
Generalmente, los clientes ya tienen sus políticas definidas, ¡pero en la cabeza! Saben qué hacen en cada situación. Así que será cuestión de preguntar y luego documentar o poner en blanco y negro estas cosas. Una buena idea será luego enviárselas para su aprobación, confirmación, etc… 😉
En términos bien simples, una política es qué se hace frente a una determinada situación o tarea.
Como vimos, definir un procedimientos es simplemente documentar de manera detallada los pasos para realizar una actividad en concreto.
Para crear un procedimiento, lo más sencillo es tomar papel y lápiz (o abrir un documento de Word) la próxima vez que realices una actividad y escribir cada una de las acciones que realizas.
Sí, así de sencillo. Será como un instructivo paso a paso de cada tarea o actividad.
Por supuesto, hay procedimientos que pueden resultar más complejos. Ciertos procedimientos requerirán la creación de planillas de seguimiento y/o control, por poner un ejemplo. Pero básicamente de eso se trata.
En términos muy simples, un procedimiento es cómo se hace una determinada tarea.
En conclusión
Nuestros servicios de asistencia virtual se destacarán si desarrollamos estas habilidades de liderazgo para con nuestros clientes a partir de las cuales podemos establecer objetivos, guiar el proceso de delegación y organizar y establecer políticas y procedimientos para sus negocios y emprendimientos.
En los casi 4 años que llevo en mi negocio de asistencia virtual tengo que reconocer que son pocos los potenciales clientes que me contactan y tienen políticas y procedimientos establecidos. Más aún, muchas veces tienen poco claro qué desean delegar y cómo trabajar con una asistente virtual. Por lo tanto, ¡aquí es donde hacemos una diferencia!
Cuando un potencial cliente siente que como asistentes virtuales facilitamos la delegación y organizamos bien las tareas que pueden dejar de realizar ellos, las cosas comienzan a rodar… 😉
Información adicional:
Monografía sobre el Manual de Políticas
Monografía sobre el Manual de Procedimientos
Estimada Vicky,
Sigo tu blog, y me encuentro particularmente interesada en desarrollar la
asistencia virtual.
Más allá del sitio, y la interesante información que recibo, te quiero consultar, si existe una manera directa de tomar contacto con clientes potenciales.
Mi interés actual, es ser asistente, luego de una carrera corporativa de más de 25 años; desempeñada en el área comercial.
Espero tu respuesta, mientras te hago llegar un saludo.
Livia Negro
Cel.: 1567925247