Asistentes Virtuales y el proceso de delegación: guiando el proceso

Esta serie comenzó con el artículo “Asistentes Virtuales: liderando el proceso de delegación”.

Tal como te comenté, como VAs tenemos que:

1. establecer objetivos inteligentes
2. comprender y guiar el proceso de transferencia o asignación de tareas
3. organizar y establecer los procedimientos adecuados

Ya desarrollé en un artículo anterior cómo establecer objetivos inteligentes.

Veamos ahora de qué se trata esto de comprender y guiar el proceso de delegación.

Comprender y Guiar el Proceso de Delegación

Tal como menciono en mi artículo “El arte de delegar para emprendedores solitarios”, considero que la delegación conlleva un proceso.

El proceso de delegación debe ser organizado, gradual y consensuado.

Los 3 pasos básicos necesarios son:

1. Clasificar: establecer que actividades se delegarán.
2. Delegar: asignar las tareas específicas.
3. Controlar: definir qué mecanismos de control para medir su cumplimiento.

Claramente, todo el proceso de delegación involucra una comunicación sistemática. Esta comunicación le permitirá a nuestro cliente delegar de manera exitosa y sentirse cómodo con el proceso.

Por lo tanto, para guiar el proceso, como asistentes virtuales profesionales será clave que:

• identifiquemos claramente las tareas que el cliente desea y/o puede delegar
• asignemos y/o asumamos responsabilidades de manera conjunta, prioricemos las acciones y establezcamos fechas de realización
• validemos y verifiquemos que los objetivos están claros
• comprendamos cabalmente las expectativas del cliente
• propongamos proactivamente controles, no sólo estableciéndolos sino también dándoles el seguimiento correspondiente
• nos comuniquemos sistemáticamente con el cliente

Guiar el proceso de delegación significa hacer las preguntas necesarias para cubrir todos los puntos clave arriba mencionados como así también documentar estas respuestas.

Tal como indiqué anteriormente, guiar a nuestros clientes y/o potenciales clientes es convertirnos en facilitadoras. Debemos tener la habilidad de dirigir nuestras conversaciones, propiciar el diálogo, resumir y documentar lo conversado proponiendo proactivamente próximos pasos.

Como proveedoras de servicios profesionales es clave este cambio de mentalidad a partir del cual nosotras lideremos y guiamos la delegación. Seremos de alguna manera nosotras, como asistentes virtuales profesionales, quienes enseñamos a nuestros clientes a utilizar nuestros servicios.

Como siempre, gracias por escribirme tu comentario, tus ideas, sentimientos y reflexiones sobre estos temas que hacen a cómo operamos nuestro negocio de asistencia virtual.

Gracias por contarme si estás de acuerdo con esto que propongo como así también si disientes… ¡tu opinión me interesa!

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