Como Asistente Virtual, tener bien organizados los datos y la información de cada cliente es fundamental.
Es por eso que hoy quiero compartir con vos de qué manera organizo la información y los datos de cada uno de mis clientes.
En principio, tendremos la información en 2 soportes:
- Físico (o en papel)
- Digital (en nuestra computadora y/o espacios online)
Soporte Físico
En lo que respecta al soporte físico, tengo:
a) Una planilla por cliente con información general y de contacto (datos como nombre, apellido, teléfono, e-mail, etc.) como así también usuarios y contraseñas de los sistemas que utiliza.
b) Una carpeta de tareas en curso. Esta es una pequeña carpeta que no sólo contiene material relacionado con tareas que estoy realizando sino que tiene adelante una lista manuscrita de tareas a realizar (un “to do” general del cliente).
c) Un bibliorato de lomo ancho o carpeta de archivo general. En esta carpeta guardo documentación anterior que tal vez necesite en el futuro. En mi caso, no tengo el clásico archivo de carpetas colgantes sino que me gusta mucho más utilizar estas carpetas que puedo poner en una biblioteca. Por supuesto, aquí tiene mucho que ver con el gusto y la preferencia de cada persona… 😉
Soporte Digital
En lo que respecta a información y documentación digital, lo divido en:
a) E-mails: en mi caso, dentro del Outlook, tengo creada una carpeta para cada uno de mis clientes. Por supuesto, dentro de esta carpeta tendré subcarpetas para organizar los diferentes temas en los cuales colaboro.
b) Documentos en mi computadora: en mi disco rígido, también tengo una carpeta para cada cliente y dentro de ella subcarpetas para los diferentes temas de ese mismo cliente.
c) Una planilla por cliente con información general y de contacto. Esta es la versión digital que tengo de la planilla impresa mencionada anteriormente.
d) Documentos online: dependiendo del cliente en particular, también organizo algunos documentos en espacios online que comparto con el cliente (ejemplos pueden ser: GoogleDocs, DropBox, Basecamp, etc.).
Algunos tips adicionales…
Entre otras cosas, tengo una plantilla para la información general y de contacto de mis clientes. Tener esta plantilla no sólo me ayuda a armar rápidamente esta planilla para un nuevo cliente sino que también me recuerda qué información debo solicitarle.
En Outlook, utilizo reglas para que “liberar” un poco mi bandeja de entrada. Por ejemplo, me gusta estar suscripta al newsletter y al blog de mis clientes. Este tipo de mensajes generalmente se auto-archivan en las carpetas correspondientes para que fácilmente pueda revisarlas cuando dedico un bloque de tiempo al cliente en cuestión.
En la carpeta de tareas en curso sólo mantengo documentación de actividades que estoy realizando actualmente. Hago lo posible por archivar en el bibliorato del cliente los documentos de tareas realizadas, que pueda necesitar en el futuro. Los que pueda eliminar, los tiro rápidamente para mantener la menor cantidad posible de papeles -aunque, no siempre lo logro. 😉
Y vos, ¿cómo organizas la información, los datos y la documentación de cada uno de tus clientes?
Gracias por compartir cómo lo haces, qué te resulta mejor, etc.
¡Tus sugerencias son bienvenidas! Siempre estoy buscando maneras de mejorar mis sistemas y procedimientos para que mis días sean productivos.
Hasta la próxima,
Hola me parece muy util lo escribiste, y quiero aprovechar para preguntarte como se llama el programa que utilizas vos o que me recomendas ya que recien me estoy organizando.
Desde ya muchas gracias por todo.
Hola Daniela, es un plugin de WordPress que se llama Fixed Social Buttons.
Saludos,
Vicky
tengos mas de 75 clientes y no me puedo organizar bien toda via que programas me sugeris tengo un servicio de limpieza de vidrios en altura
gracias
Hola Vicky, en tema de organización, más o menos hago como vos, en Outlook, tengo una carpeta y sus subcarpetas por cliente, me establezco reglas tambíen para optimizar el tiempo al leer y acomodar los mails.
En Mis Documentos tambien armé una carpeta y sus subcarpetas por cliente y los resalté con colores, para que llamen la atención con el color y las encuentre en forma más rápida . utilicé el programa » Folder Marker».
Y no siendo en forma digital, me manejo con un cuaderno por cliente para anotaciones .
Respecto a compartir los documentos on -line, todavía no me ha tocado realizarlo, pero es muy buena herramienta, la cuál estoy aprendiendo en el Curso de Asistente Virtual de Bureau Red.
Es todo un tema la organización y debemos aprender a serlo para poder ser más productivas en nuestros trabajos.
Un cariño grande y como siempre..tu blog es muy útil y sos un modelo a seguir a todas las que nos iniciamos en este camino de la asistencia virtual.
Flor
El futuro esta aqui, ahora, El uso del CRM y VRM, cambiara el aspecto de las oficinas de ventas, saludos desde Mexico