Asistentes Virtuales y el proceso de delegación: estableciendo objetivos

Esta serie comenzó con el artículo “Asistentes Virtuales: liderando el proceso de delegación”.

Tal como indiqué allí, como proveedoras de servicios, las asistentes virtuales tenemos que facilitar el proceso de delegación a nuestros potenciales clientes y clientes.

Como facilitadoras, debemos tener la capacidad de dirigir las conversaciones, propiciar un buen diálogo y resumir diferentes puntos de vista. Al trabajar en equipo, las asistentes virtuales orientamos a nuestros clientes respecto de cómo contratar nuestros servicios y de cómo ir delegando actividades, además de llevarlas a cabo.

Esta habilidad de liderazgo para facilitar el proceso de delegación nos distingue frente a nuestros clientes y potenciales clientes. Más aún, es una muestra del profesionalismo con el que brindamos nuestro servicio y denota que podemos allanar el camino y acercarles esa solución que están buscando.

Cuando hablé de liderar el proceso de delegación indiqué que teníamos que poder:

establecer objetivos inteligentes (sean propios o de nuestros clientes)
comprender y guiar el proceso de involucrado en la transferencia o asignación de tareas
organizar y establecer los procedimientos adecuados

Analicemos juntas hoy el primer punto: establecer objetivos inteligentes.

En uno de los cursos de liderazgo que realicé hace ya muchos años me presentaron la técnica SMART para establecer objetivos poderosos. Tal vez, has escuchado hablar de ella.

SMART en inglés significa inteligente.

En ese curso nos indicaban que un objetivo es bueno cuando es inteligente o SMART.

Pero, ¿qué sería un objetivo “inteligente”?

Los principios sobre los cuales se basa esta técnica son:

SMART
S – Specific (específico)
M – Measurable (medible)
A – Achievable (alcanzable)
R – Realistic (realista)
T – Time framed (limitados en el tiempo)

En esta infografía podés leer más detalles sobre estos principios para establecer objetivos.

Establecimiento de objetivos como valor agregado

Como asistentes virtuales poseer la capacidad de traducir nuestras conversaciones con clientes en objetivos concretos (e inteligentes) es clave. Nos permitirá conducir el proceso de delegación.

En mi caso, durante las reuniones con mis clientes voy tomando nota para luego generar, a partir de ellas, un listado de objetivos concretos que desea alcanzar. También, por supuesto, hago preguntas que me ayuden a identificarlos y cuantificarlos.

Nuestros clientes obviamente tienen objetivos generales en sus negocios. Las asistentes virtuales debemos interesarnos por esos objetivos. A mí siempre me interesa y me agrega valor comprender y “poner en blanco y negro” (escribirlos) los objetivos que tiene mi cliente.

Mis clientes son normalmente emprendedores online –mayormente los que llamo emprendedores solitarios o quienes crean imperios unipersonales. En muchos casos, cuando recién comenzamos a trabajar juntos, no tienen los objetivos de sus negocios documentados. ¡Tienen todo en la cabeza!

Los emprendedores tienen muchas ideas, grandes objetivos, planes, actividades y proyectos. Sin embargo, muchos sufren falta organización y documentación.

En base a ello, como asistente virtual puedo agregarles valor cuando los escucho atentamente, hago preguntas, tomo nota, documento y ordeno todo eso. 😉

Luego están las tareas y actividades específicas que desean realizar y que pueden delegar en su asistente virtual.

Con ellas genero normalmente una planilla en GoogleDocs que comparto con mi cliente. Este documento incluye no sólo las tareas sino también las prioridades (fechas de realización) y los responsables. Este listado nos ayuda a organizarnos y a comprender cabalmente lo que implica tener finalizada una actividad en particular.

Un ejemplo concreto

Por poner un ejemplo bien concreto, podría ser que un cliente desea enviar su newsletter. Es una tarea sencilla que se puede enunciar como “Enviar el newsletter”. Sin embargo, involucra muchas otras tareas anteriores y posteriores. El envío de un newsletter implica muchas otras tareas hasta que se envía el newsletter o boletín electrónico. Puede que el cliente no tenga contratado un servicio de auto-respondedor (como GetResponse, AWeber u otro) o puede que sí. Puede que tenga ya una plantilla para su newsletter o tenga que crearla o diseñarla. Además, están los contenidos: su desarrollo, la edición, la corrección, etc. Finalmente, tareas posteriores como ser: evaluar las estadísticas de recepción, apertura, clics y demás.

En conclusión

Como indiqué anteriormente, si como asistentes virtuales logramos establecer objetivos inteligentes agregamos valor a nuestros clientes y contribuimos para que ellos alcancen los objetivos que se proponen en su negocio.

Establecer objetivos es algo que se aprende, es un ejercicio que además se transforma en hábito cuando lo realizamos de forma recurrente.

Para terminar, te dejo algunas preguntas para intercambiar ideas sobre este tema:

En tu caso, ¿ejercitás esto de establecer objetivos inteligentes y documentarlos?
¿Tenés objetivos inteligentes para tu propio negocio?
¿Lográs traducir fácilmente tus conversaciones con clientes en objetivos concretos?
La definición de objetivos, ¿es parte de tu servicio como una asistente virtual?
¿Considerás que tener esta habilidad para establecer objetivos inteligentes te ayuda a ubicarte en una mejor posición frente a clientes y potenciales clientes?

Como siempre, gracias por escribirme tu comentario, tus ideas, sentimientos y reflexiones sobre estos temas que hacen a cómo operamos nuestro negocio de asistencia virtual.

Compartí tu experiencia, entre todas nos ayudamos a avanzar en esta apasionante profesión. 😉